Documento de control para transporte nacional de mercancias

Documento de control para transporte nacional de mercancias

Importancia de la documentación en el transporte

Los flujos globales de mercancías no son posibles sin un flujo global de información. Ésta debe ser intercambiada entre las distintas partes interesadas, incluidas las autoridades gubernamentales y los intermediarios del transporte. La información se proporciona e intercambia en papel o en formato electrónico, los llamados documentos comerciales.

Estos documentos comerciales y los elementos de datos que contienen están definidos y prescritos por los requisitos normativos nacionales e internacionales en ámbitos como la salud, la protección del consumidor, la seguridad, la fiscalidad y los ingresos, la política comercial, el medio ambiente y la seguridad.

Incluyen los documentos que se intercambian entre los socios del comercio internacional para la información de las ofertas, el intercambio entre el oferente y el destinatario, y la celebración de un contrato. Ejemplos de estos documentos son las ofertas y los presupuestos, los pedidos, las facturas proforma y los avisos de envío.

Incluyen los documentos intercambiados entre los socios del comercio internacional y sus bancos, así como entre los bancos para los pagos relacionados con las transacciones comerciales. Incluyen, por ejemplo, las facturas comerciales, los avisos de cobro, las solicitudes de crédito documentario y las solicitudes de letras de cambio y garantías bancarias.

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A modo de ejemplo, una empresa de logística pretende transportar, mediante un camión pesado, gasolina desde una planta en Texas hasta una gasolinera en Arizona. Un representante de la planta y el conductor firman el conocimiento de embarque después de cargar la gasolina en el camión. Una vez que el transportista entrega el combustible en la gasolinera de Arizona, el conductor del camión solicita que el empleado de la gasolinera también firme el documento.

Todas las empresas necesitan tener controles internos para evitar los robos. Un componente clave del control interno es la segregación de funciones, que impide que un empleado tenga demasiado control dentro de una empresa. No hay dos sistemas de control interno iguales. Sin embargo, la mayoría siguen un conjunto estándar de filosofías básicas que se han convertido en prácticas de gestión habituales. La implantación de controles internos puede ayudar a racionalizar las operaciones y prevenir el fraude. El conocimiento de embarque es uno de los documentos clave que deben ser gestionados y revisados adecuadamente para evitar el robo de activos.

Supongamos, por ejemplo, que XYZ Fine Dining recibe envíos de carne y pescado frescos cinco veces por semana. El gerente del restaurante determina el tipo y la cantidad de carne y pescado que el restaurante necesita pedir. A continuación, rellena una orden de compra (PO), y el propietario de XYZ revisa y rubrica cada PO antes de enviarlo por correo electrónico al proveedor de alimentos. El proveedor recoge la carne y el pescado y firma un conocimiento de embarque junto con un representante del transportista nocturno.

Documentos necesarios para el transporte de mercancías por carretera

Cuando se transportan mercancías no peligrosas, se suele utilizar una Nota de Embarque Normalizada (NES). Con ella, las autoridades portuarias reciben instrucciones claras sobre cómo manipular sus mercancías. El SSN también puede utilizarse para el transporte aéreo.

También es probable que utilice la Instrucción de Embarque de Carga de Exportación (ECSI) cuando exporte mercancías. La ECSI contiene detalles de su envío, incluyendo información aduanera y una asignación de costes.

Cuando transporte mercancías peligrosas, su envío debe ir acompañado de un documento que declare cuáles son los peligros de la mercancía. Al utilizar un DGN, puede cumplimentar el mismo documento estándar para todos los envíos de mercancías peligrosas, independientemente del puerto o DCI (Depósito Interior de Contenedores) al que se dirijan.

El uso del ECSI proporciona a todas las partes implicadas información completa, precisa y oportuna sobre su envío. De este modo, todas las partes obtienen detalles claros y precisos sobre cómo deben manipularse sus mercancías, lo que puede ahorrarle tiempo y dinero.

No está obligado a utilizar la ECSI. Pero es una buena práctica de exportación hacerlo porque es una lista de control útil en la fase de planificación. Además, el ECSI proporciona un registro fidedigno de sus instrucciones sobre cómo debe manipularse su envío. Por lo tanto, si hay algún desacuerdo sobre los procedimientos, la documentación o los gastos, puede utilizar una ECSI debidamente cumplimentada como fuente para resolver el conflicto.

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Seguro que has oído hablar de la parte más sexy de la exportación: la investigación, los contactos, los viajes y todas las cosas de marketing y ventas en las que piensa la gente cuando piensa en el glamour del comercio internacional.

Pero de lo que quiero hablar es de la parte no tan sexy de la exportación: los documentos básicos de exportación necesarios para el envío internacional. Son las cosas que hay que hacer -y hacer correctamente- para entregar con éxito las mercancías y ganar dinero. Yo diría que esta parte no tan sexy de la exportación es más importante que la parte más sexy, pero tal vez sea sólo porque es en lo que me he centrado durante más de 25 años.

Si la consulta procede de un cliente potencial nacional, es probable que tenga un formulario de oferta estándar. Sin embargo, en una transacción internacional, su presupuesto se proporcionaría como una factura proforma. Esto se debe a que su cliente potencial internacional puede necesitar una factura proforma para organizar la financiación, para abrir una carta de crédito, para solicitar las licencias de importación adecuadas y mucho más.

Una vez que haya enviado una factura proforma a su cliente potencial internacional y haya recibido su pedido, tendrá que preparar sus productos para el envío, incluida la documentación que debe acompañar a los productos. De esos documentos, la factura comercial es uno de los más importantes.

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